Powerpoint Là Gì? Cách Làm Powerpoint Đẹp Và Chuyên Nghiệp

Powerpoint Là Gì? Cách Làm Powerpoint Đẹp Và Chuyên Nghiệp
Powerpoint là một trong những công cụ rất thông dụng không chỉ riêng với học sinh, sinh viên mà những nhân viên văn phòng cũng rất cần. Powerpoint là công cụ dùng trong thuyết trình, đàm phán, giới thiệu sản phẩm với khách hàng. Cùng với Excel, Word, Powerpoint là công cụ tin học văn phòng không thể thiếu mà bất cứ nhân viên nào cũng cần nắm chắc.Bài viết dưới đây của Sinh viên kinh tế quốc dân sẽ hướng dẫn bạn Powerpoint Là Gì? Cách Làm Powerpoint Đẹp Và Chuyên Nghiệp
 
 
1. Powerpoint là gì?
PowerPoint được biết đến là một phần mềm trình chiếu nằm trong bộ công cụ của Microsoft Office. PowerPoint được đông đảo sinh viên, giáo viên, giảng viên hay dân văn phòng sử dụng để phục vụ cho những bài thuyết trình của mình sinh động và hấp dẫn hơn. Song hành cùng với Microsoft Word và Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint đã từng bước khẳng định vị thế, trở thành một công cụ văn phòng không thể thiếu.
 
Mục đích chính của các nhà sáng lập khi cho ra mắt phần mềm Microsoft PowerPoint là phục vụ các buổi thuyết trình, linh hoạt thay thế cho bảng phấn truyền thống. Người dùng có thể sử dụng để thiết kế những slide đẹp mắt thể hiện đầy đủ thông điệp cùng các hiệu ứng xuyên suốt.
 
Trong thập kỷ gần đây, cách làm PowerPoint đã và đang ngày càng trở lên phổ biến, đưa mình trở thành một trong những công cụ không thể vắng mặt trong việc xây dựng bài giảng và thuyết trình. Hơn thế nữa, nó còn được xuất hiện trong những buổi trình diễn ảnh, những buổi làm phim hoạt hình hay là những shortfilm quảng cáo.
 
Đối thủ cạnh tranh chính của PowerPoint là một phần mềm có tên Adobe Flash. Theo ý kiến của nhiều chuyên gia, nếu phải đánh giá về độ chuyên nghiệp thì thật khó để có thể xác định được PowerPoint chuyên nghiệp hơn hay Flash chuyên nghiệp hơn. Nhưng đánh giá về những tính năng và thao tác thì PowerPoint được cho là có thể dễ dàng sử dụng hơn phần mềm Adobe Flash rất nhiều.
Powerpoint Là Gì? Cách Làm Powerpoint Đẹp Và Chuyên Nghiệp
 
2. Các thuật ngữ thường sử dụng trong powerpoint
Một khi đã nắm trong tay khái niệm của các thuật ngữ PowerPoint, bạn chắc chắn sẽ thao tác dễ dàng và có hiệu quả hơn rất nhiều.
 
Slideshow và Presentation (Trình chiếu và Trình bày): Đề cập đến cách làm PowerPoint, bạn ắt hẳn có thể dễ dàng nhìn ra rằng hai thuật ngữ này có khả năng hoán đổi cho nhau. Slideshow và Presentation đại diện cho tổng thể tài liệu mà bạn đang tạo ra trong ứng dụng.
 
Slide: Slide là một phần tử nhỏ nằm trong slideshow. Tức là mỗi slideshow trong mẫu PowerPoint đẹp lại bao gồm nhiều slide. Đơn giản thì bạn có thể hình dung các slide powerpoint này tương đương các trang, cái mà bạn có thể điều chỉnh thêm bớt vào bản trình bày và sau đó ấn chuyển qua từng trang một.
 
Animation (Hoạt ảnh): Các animation được xem là các hiệu ứng hình ảnh giúp cho slide của bạn khoác một diện mạo “có 1 không 2”. Trong PowerPoint, bạn có thể thoải mái thêm các chuyển động và design linh hoạt theo sở thích thu hút sự lôi cuốn của người xem.
 
Transition (Hiệu ứng chuyển tiếp): Transition là một công cụ trực quan chỉ thấy được khi di chuyển qua slide kế tiếp. Thông qua việc sử dụng một transition, bạn có thể tận dụng làm nổi bật bài thuyết trình của mình trong mắt người xem hoặc cũng có thể sử dụng nó để tạo ra các hiệu ứng bắt mắt không kém phần ấn tượng.
 PowerPoint
3. Vai trò của powerpoint
PowerPoint là một trong những công cụ vô cùng hữu ích, ngày càng được sử dụng rộng rãi bởi sự tiện lợi và những công dụng tuyệt vời của nó.
  • Thứ nhất, mẫu PowerPoint đẹp có vai trò trong việc giúp các công ty/ doanh nghiệp tạo các bài thuyết trình giới thiệu về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình.
  • Thứ hai, PowerPoint giúp các tổ chức giáo dục thiết kế bài giảng trực quan phục vụ cho lớp học.
  • Thứ ba, PowerPoint có thể được sử dụng với mục đích cá nhân như vẽ bản đồ tư duy hay những dịp kỷ niệm trình chiếu ảnh gia đình.
  • Thứ tư, PowerPoint có lợi ích trong việc tạo tài liệu để bán hàng, tiếp thị.
  • Thứ năm, PowerPoint cũng có ích trong việc tạo bài trình bày mục đích sử dụng trong những sự kiện như lễ cưới, lễ kỷ niệm…
  • Thứ sáu, có thể sử dụng PowerPoint để thiết kế bài thuyết trình cho các dự án, trình bày ngân sách và tài chính.
  • Thứ bày, PowerPoint có ích trong việc tạo lịch, chứng chỉ, sơ đồ, báo cáo, biểu đồ trong bất kỳ ngành nào.
  • Và cuối cùng là bạn có thể thoải mái tạo hầu hết mọi loại hình ảnh trong PowerPoint.

II: Cách Làm Powerpoint Đẹp Và Chuyên Nghiệp

1. Xác định đối tượng nghe thuyết trình

Việc đầu tiên khi có ý định thực hiện một bản thuyết trình mẫu Powerpoint đẹp chính là phải xác định xem đối tượng hướng đến là gì. Các đối tượng được xác định phụ thuộc vào độ tuổi, công việc và hành vi của chính những người sẽ có mặt trong buổi thuyết trình đó. Ví dụ như bạn là giáo viên mầm non, bạn đang chuẩn bị một bài giới thiệu về các con vật, thì đối tượng của bạn sẽ là các bé từ 5 tuổi trở xuống.

Vậy thì để có thể thu hút được sự chú ý của trẻ, bản PowerPoint của bạn phải có hình nền sặc sỡ, nhiều màu sắc, kèm theo nhiều hình ảnh hoạt hình 3D. Khi hình ảnh các nhân vật hoạt hình được lồng ghép hợp lý cũng sẽ làm cho các bé cảm thấy quen thuộc và tạo hứng thứ giúp chăm chú lắng nghe hơn.

2. Xác định mục đích thuyết trình

Sau khi đối tượng thuyết trình đã được xác định, việc bạn cần làm là xác định mục đích của buổi thuyết trình là gì, cần PowerPoint để làm gì? Bạn ắt hẳn hiểu rằng không có buổi thuyết trình nào là không có mục đích. Với việc xác định mục đích dùng PowerPoint rõ ràng cũng sẽ giúp bạn làm tăng thêm khả năng thành công trong buổi thuyết trình của bạn. Ví như bạn cần thuyết trình giới thiệu về bản thân mục đích đi xin việc hoặc để giới thiệu mình trước một cộng đồng nào đó.

3,  Những thứ nên cho trong Powerpoint là gì?

Trong một mẫu PowerPoint đẹp, cần đưa đầy đủ các nội dung như: các đề mục, tên các phần nói, những điểm nhấn chính trong bài, triển khai các luận điểm, luận cứ chính.

Những gì nên có trong PowerPoint?

Khi trình bày PowerPoint online, bạn cần viết ngắn gọn, hạn chế viết cả câu dài sẽ làm người đọc nhàm chán, chỉ đưa lên các từ khoá.

Trên PowerPoint, chỉ nên gạch ra khoảng 3-4 đầu dòng, không nên dùng quá nhiều có thể sẽ khiến người nghe bị phân tâm.

Mỗi vấn đề chỉ nên triển khai trong khoảng 10 slide powerpoint đổ lại, dài quá có thể làm người nghe bị “lạc trôi”.

III:  Những lỗi phổ biến khi trình bày powerpoint

1. Chọn màu slides

Một trong những lỗi sai phổ biến nhất cách làm PowerPoint chính là cách chọn màu sắc cho slide. Khi design PowerPoint, có hai loại màu mà designer cần phải chọn lựa là màu nền (background color) và màu chữ (text color). Nhiều trường hợp diễn giả không chú ý hoặc không có kinh nghiệm nên chọn màu không phù hợp. Chẳng hạn như họ sử dụng nền màu xanh đậm nhưng lại chọn font chữ màu đỏ hay đen, hoặc PowerPoint nền màu trắng mà chữ lại màu vàng, v.v. là không thích hợp. Nó không thích hợp vì nó rất khó đọc. Đôi khi có nhiều người hay có thói quen để màu nền là màu đỏ chói, và đó là một cách lựa chọn không phù hợp, vì đỏ là màu “high energy” nên làm cho người đọc rất khó để tâm chú ý.

Nếu hội trường rộng, designer nên chọn các màu chữ sáng ( như vàng, trắng) đặt trên nền tối (như xanh đậm). Nếu phòng thuyết trình nhỏ hay trung bình, nên chọn chữ màu đậm (như xanh đậm hay đen) ở trên nền sáng (như màu trắng).

2. Chọn font chữ

Kiểu chữ ảnh hưởng khá lớn đến tốc độ đọc và khả năng tiếp thu. Có nhiều người thường bỏ qua font chữ khi soạn slide powerpoint nên vô tình lại gây khó khăn cho người dự thuyết trình. Kiểu chữ được chia làm hai loại chính là kiểu chữ có chân và kiểu chữ không có chân (sans serif). Một số kiểu chữ có chân tiêu biểu thường hay được sử dụng là Time, Times New Roman, Cambria. Còn các kiểu chữ không có chân như là Arial, Verdana, Calibri. Đa phần người Việt mình thích sử dụng kiểu chữ có chân vì họ nghĩ kiểu chữ đó đẹp. Đúng là kiểu chữ đẹp nhưng nó lại là một sai lầm trong mẫu PowerPoint đẹp. Đã có rất nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng các kiểu chữ có chân làm người ta tiêu tốn thời gian đọc hơn là kiểu chữ không có chân. Điều đó cũng lý giải cho chúng ta thấy tại sao các ông lớn trong lĩnh vực internet như Yahoo! và Google đều sử dụng chữ không chân trên các trang web của họ.

Ngoài ra còn có nhiều người hay thích “trang trí” chữ bằng cách làm bóng (shadow). Kỹ thuật này chẳng những mất thì giờ mà còn bị phản tác dụng, vì nó rất nhức mắt và khó đọc. Vậy nên khi thiết kế PowerPoint online, lưu ý tuyệt đối không “trang trí” chữ bằng bóng!

3. Chọn khổ chữ

Một trong những điều gây khó chịu cho người xem trong bài PowerPoint chính là size chữ quá nhỏ. Trong thực tế vấn đề này thường rất hay xảy ra, mà diễn giả thì thường tập trung nhiều vào bài thuyết trình của bản thân nên đôi khi có vẻ rất vô tư, không quan tâm đến khán giả. Các chuyên gia khuyên rằng nên chọn cỡ chữ từ 18 đến 30. Nếu sử dụng kiểu chữ không chân Arial thì chọn khổ chữ 18 hay 20 là hợp lý; còn nếu sử dụng kiểu chữ Calibri thì kích thước phải chỉnh đến 25 hay 30 mới giúp người xem dễ đọc. Mỗi slide đều nên có tựa đề, và các tựa đề thì nên để kích thước từ 35 đến 45. Nếu có sử dụng ghi chú (footnote) thì nên dùng kích thước 12.

4. Viết slides như văn bản

Những designer PowerPoint “non tay” thường hay soạn slide như khi họ soạn văn bản, tức là câu cú có đầy đủ chủ vị, động từ… theo đúng văn phạm. Tất nhiên cách làm đó không sai nhưng rất thiếu chuyên nghiệp. Người có kinh nghiệm sẽ biết cách soạn slide theo công thức telegraphic, tức là kiểu viết giống như viết điện tín thời xưa, hay tương đương như cách các phóng viên viết tiêu đề bài báo thời nay. Cách viết telegraphic có hiệu quả ở chỗ làm giảm số chữ trong mỗi slide, và giúp diễn giả hoàn toàn tập trung vào cách diễn giải vấn đề hơn là đọc một lèo trên slide powerpoint. Ví dụ phân biệt cách viết theo phong cách văn bản và telegraphic:

Văn bản: Loãng xương là một bệnh với đặc điểm mật độ xương suy giảm dẫn đến gia tăng nguy cơ gãy xương.

Telegraphic: Loãng xương – mật độ xương giảm và nguy cơ gãy xương tăng.

Phải luôn nhớ rằng, trên tất cả slide của PowerPoint online, trừ những trích dẫn phải để nguyên văn thì đều nên được viết theo kiểu điện tín.

5. Không có thông điệp chính

Có rất nhiều trường hợp sau khi chúng ta nghe xong một bài trình bày nhưng lại chẳng chốt lại được diễn giả muốn truyền đạt nội dung gì, hay bản thân đã tiếp thu được các thông tin gì. Như thế là diễn giả đã thất bại hoàn toàn trong việc cung cấp thông điệp chính. Mỗi một bài thuyết trình đều phải có ít nhất một thông điệp chính. Thông điệp chính này trên mẫu PowerPoint đẹp cần phải trình bày trong một slide, cái mà tiếng Anh hay gọi là money slide, nôm na ra thì chính là một “slide ăn tiền”. Nếu thông điệp chính không xuất hiện trong PowerPoint thì khán giả sẽ cảm thấy mất thời gian đến nghe vì họ chẳng tiếp thu được thông tin gì xứng đáng với thời gian và công sức bỏ ra. Do đó, trước khi thiết kế PowerPoint hay soạn bài nói chuyện, hãy suy nghĩ cẩn thận xem cái money slide đó là gì rồi hẵng soạn sang những slide khác.

6. Dùng hoạt hình quá nhiều

Có rất nhiều diễn giả thích dùng animation trong cách làm PowerPoint. Đây được coi là một sai lầm nghiêm trọng. Nhìn chung giới khoa học tương đối bảo thủ, có thể hiểu theo nghĩa là họ không thích đùa như trẻ con. Animation được xem là một hình thức chỉ để khoe kĩ thuật của trẻ con. Bên cạnh đó, hoạt hình còn làm cho khán giả bị phân tán sự chú ý, thay vì nên tập trung vào khai thác thông tin thì họ lại chú ý nhiều hơn đến những hình ảnh, những con chữ đang thi nhau nhảy nhót một cách khá là … vô duyên. Chính vì thế mà chúng ta cần tránh hoạt hình trong hầu hết các báo cáo khoa học.

7. Dùng clipart quá nhiều

Khi thuyết trình bằng PowerPoint, ngoài việc sử dụng quá nhiều hoạt hình, một số diễn giả còn có xu hướng sử dụng clipart một cách hơi thái quá. Thông thường ta có thể dùng clipart để minh hoạ cho một vài ý tưởng, nhưng nếu lạm dụng nó thì sẽ gây phản tác dụng, vì nó làm giảm sự tập trung của khán giả.

8. Chồng nhiều đối tượng lên nhau

Đối tượng được đề cập ở đây có thể là chữ, hình khối hay hình ảnh, nói chung là những gì bạn dự định cho vào slide powerpoint. Vì một lý do nào đó mà đôi khi các designer PowerPoint online thường rất thích cho các đối tượng này chồng lên nhau trong một slide và chèn thêm vài hiệu ứng để các đối tượng này dần dần xuất hiện.

Thực tế, đây là việc làm không cần thiết, bởi nó sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian thiết kế slide cũng như tìm đối tượng khi cần thực hiện chỉnh sửa. Và bên cạnh đó, nếu mang bản cứng để các đối tượng nghe thuyết trình ghi chú thì nó có thể trở thành thảm họa.

Bài viết trên đã cho chúng ta cái nhìn bao quát về PowerPoint là gì, các lỗi cần tránh khi cách làm PowerPoint chuyên nghiệp, Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.